Hot och våld på arbetsplatsen – förebygga och dokumentera

Vad säger lagen om hot och våld?

Arbetsmiljölagen ställer krav på att du som arbetsgivare förebygger alla former av ohälsa och olycksfall. Det gäller även hot och våld.

AFS 1993:2, Arbetsmiljöverkets föreskrift om hot och våld i arbetslivet, är den föreskrift som specifikt reglerar detta. Den kräver att du:

• Undersöker om det finns risker för hot och våld i din verksamhet
• Vidtar förebyggande åtgärder baserade på riskbedömningen
• Har skriftliga rutiner för hur hot och våldsituationer ska hanteras
• Ser till att de anställda känner till rutinerna
• Ger stöd till den som drabbats

AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete kräver dessutom att du integrerar hot och våld i din löpande riskbedömning och uppföljning.

Det räcker alltså inte att ha ett dokument i en låda. Det ska vara levande rutiner som personalen faktiskt känner till.

Vilka branscher är mest utsatta?

Hot och våld förekommer i alla branscher, men vissa är mer utsatta. Statistik från Arbetsmiljöverket visar att följande verksamheter har störst risk:

Direkt kundkontakt med hög frekvens: Detaljhandel, kollektivtrafik och bank är klassiska riskbranscher. Personal som hanterar pengar eller nekar kunder tjänster är särskilt utsatta.

Vård och omsorg: Sjukvård, äldreomsorg och socialtjänst har hög förekomst av hot och våld från patienter, brukare och ibland anhöriga. Det är ett av de allvarligaste arbetsmiljöproblemen i dessa branscher.

Utbildning: Lärare och annan skolpersonal möter allt mer hot och kränkningar från elever och föräldrar.

Restaurang och nöjesliv: Personal som serverar alkohol eller är på plats sent på natten är exponerade.

Även om din bransch inte finns på listan betyder det inte att risken är noll. Har du anställda som möter kunder, klienter eller patienter bör du alltid göra en riskbedömning.

Riskbedömning för hot och våld

En riskbedömning för hot och våld följer samma struktur som alla andra riskbedömningar, men med fokus på specifika faktorer.

Frågor att ställa dig

Om verksamheten:

• Hanterar personalen kontanter?
• Arbetar någon ensam, kvällstid eller nattetid?
• Möter personalen kunder eller brukare i svåra situationer, till exempel vid avslag på ansökan eller omhändertaganden?
• Sker arbetet i miljöer med alkohol eller drogpåverkan?
• Finns det historik av hot eller våldsincidenter?

Om arbetsplatsen:

• Kan personalen ta sig ut snabbt om något händer?
• Finns det kameraövervakning eller larm?
• Är receptioner eller expeditioner utformade för att minimera direkt kontakt vid eskalering?
• Hur ser belysningen ut utomhus, vid parkeringsplatser och vid utgångar?

Om rutinerna:

• Vet personalen vad de ska göra om det händer?
• Har du övat på det?
• Arbetar någon ensam utan möjlighet att kalla på hjälp?

Svaren ger dig en bild av var riskerna är störst. Börja åtgärda det som är allvarligast.

Förebyggande åtgärder

Förebyggande arbete handlar om att minska sannolikheten att en incident inträffar och att minimera konsekvenserna om det ändå händer.

Tekniska och fysiska åtgärder

En väl utformad arbetsplats minskar risken avsevärt. Diskbänkar och bardiskar som ger personalen avstånd till hotande kunder, säkerhetsglas i receptioner, larm som är lätta att nå och kameraövervakning i riskzoner är vanliga åtgärder.

Om personalen arbetar ensamt, till exempel i en kiosk eller på ett lager kvällstid, är larmöverföring eller regelbunden kontakt med en kollega viktigt.

Administrativa åtgärder

Tydliga rutiner och utbildning är minst lika viktigt som de fysiska åtgärderna. Personalen behöver veta:

• Hur de deeskalerar en konflikt verbalt
• När de ska involvera en chef eller säkerhetspersonal
• Hur de larmar och vem de ringer
• Att de aldrig ska riskera sin säkerhet för att skydda egendom

Utbildning i konflikthantering är en investering som betalar sig. Det finns utbildningsföretag som specialiserat sig på detta, och många branschorganisationer erbjuder anpassade paket.

Ensamarbete och kontakt

Ensamarbete är en förhöjd risk vid hot och våld. Arbetar någon i din verksamhet ensam i en miljö med risk för hot? Då krävs extra åtgärder: larm, regelbunden incheckningsrutin med en kollega, eller omorganisering av arbetstider.

Vad ska du göra när det hänt?

Trots förebyggande arbete kan incidenter inträffa. Det är inte ett misslyckande. Det som avgör om du uppfyller ditt ansvar är hur du hanterar situationen efteråt.

Direkt efter incidenten

Prioritera den drabbades trygghet och hälsa. Om det är en allvarlig händelse ska polis och eventuellt sjukvård kontaktas utan dröjsmål.

Låt inte den drabbade jobba vidare som om ingenting hänt. Ge den person som upplevt hotet eller våldet tid och utrymme att återhämta sig.

Krisstöd

Vid allvarliga händelser, till exempel ett rånförsök eller fysisk misshandel, ska du erbjuda professionellt krisstöd. Många arbetsgivare har avtal med företagshälsovård som kan koppla in krisstödssamtal med kort varsel.

Krisstödet ska erbjudas aktiv, inte bara finnas tillgängligt som en broschyr. Fråga direkt: vill du prata med någon?

Dokumentera som tillbud

Händelsen ska dokumenteras i ditt tillbudsrapporteringssystem. Det gäller även om ingen kom till fysisk skada. Verbala hot och kränkningar är tillbud som ska dokumenteras.

Dokumentationen ska innehålla:

• Datum, tid och plats
• Vad som hände, i klartext
• Vem eller vilka var inblandade
• Eventuella vittnen
• Vilka omedelbara åtgärder som vidtogs

Uppföljning och stöd till den drabbade

En tillbudsrapport är inte slutpunkten. Uppföljningen är minst lika viktig.

Stäm av med den drabbade dagen efter och igen en vecka senare. Fråga hur de mår. Fråga om det är något de behöver för att känna sig trygga på jobbet.

Gå igenom incidenten i gruppen om det är relevant. Inte för att peka ut någon, utan för att lära er av det som hänt. Behöver rutinerna ändras? Behöver arbetsplatsen anpassas?

Koppla det till din riskbedömning. Om en händelse inträffat som du inte förutsåg, är det ett tecken på att din riskbedömning behöver uppdateras.

Vanliga misstag

Du dokumenterar inte verbala hot. Många arbetsgivare antecknar bara fysiska händelser. Men verbala hot och kränkningar är tillbud och ska dokumenteras. Annars missar du mönster som kan förebygga allvarligare incidenter.

Rutinerna finns men personalen känner inte till dem. Det räcker inte att ha ett dokument. Gå igenom rutinerna på arbetsplatsträffar. Öva på dem. Fråga personalen om de vet vad de ska göra.

Du hanterar incidenten internt utan att erbjuda externt stöd. Att säga "vi tar hand om varandra" är bra, men det ersätter inte professionellt krisstöd vid allvarliga händelser. Undervärdera inte vad personalen behöver.

Du följer inte upp. Många arbetsgivare agerar direkt men glömmer uppföljningen. Utan uppföljning vet du inte om din åtgärd fungerat. Och personalen märker om du slutar fråga.

Du gör riskbedömningen en gång och lägger den i en byrålåda. Hot och våld är en löpande risk. Om verksamheten förändras, nya arbetsplatser öppnar eller personalens uppgifter ändras, behöver riskbedömningen uppdateras.

Dokumentera och följ upp i SAMkollen

Hot och våld kräver samma systematiska hantering som andra arbetsmiljörisker: identifiera, bedöm, åtgärda, följ upp. I SAMkollen kan du dokumentera tillbud, hålla koll på åtgärder och se till att ingenting faller mellan stolarna.

Du slipper pärmar och kalkylark. Allt finns samlat, tillgängligt för dig och dina medarbetare, och klart att visa vid en eventuell inspektion.

Testa SAMkollen gratis och börja med din riskbedömning för hot och våld redan idag.