AFS 2023:1: vad föreskriften kräver av dig som arbetsgivare
Vad kräver AFS 2023:1?
AFS 2023:1 heter officiellt "Systematiskt arbetsmiljöarbete, grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar". Det är Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete, den innehåller 16 paragrafer med allmänna råd, och den trädde i kraft den 1 januari 2025.
Kravet i sak är en enda sak, upprepad varje år:
- Undersök. Ta reda på vilka risker som finns i din verksamhet (11 §).
- Riskbedöm. Bedöm hur allvarliga de är och skriv ned bedömningen (11 §).
- Åtgärda. Gör det som behövs direkt, och lägg resten i en handlingsplan med datum och ansvarig (13 §).
- Följ upp. Kontrollera att åtgärderna fungerade, och summera hela arbetet en gång om året (13 och 14 §).
Allt annat i föreskriften finns för att den kedjan ska hålla över tid: att någon är utpekad som ansvarig, att rutinerna är nedskrivna, att de anställda får medverka och att kunskapen finns.
Gäller den mig?
Ja. Enligt 3 § gäller föreskriften all verksamhet där arbetstagare utför arbete för arbetsgivarens räkning. Enligt 4 § är det arbetsgivaren som ansvarar, och den som hyr in arbetskraft likställs med arbetsgivare. Omfattningen ska anpassas efter riskerna och storleken, men det finns ingen nedre gräns i antal anställda.
Vad måste vara skriftligt, och från hur många anställda
Det här är den fråga som ställs oftast och besvaras slarvigast. Gränsen vid tio anställda finns, men den gäller inte allt. Två av de viktigaste dokumenten ska finnas oavsett hur litet företaget är.
| Krav | Paragraf | Skriftligt krävs |
|---|---|---|
| Riskbedömning | 11 § | Alltid, oavsett antal anställda |
| Handlingsplan för åtgärder som inte görs direkt | 13 § | Alltid, oavsett antal anställda |
| Instruktioner för arbete med allvarliga risker | 10 § | Alltid, oavsett antal anställda |
| Arbetsmiljöpolicy | 7 § | Vid tio eller fler arbetstagare |
| Rutiner för arbetsmiljöarbetet | 8 § | Vid tio eller fler arbetstagare |
| Uppgiftsfördelning | 9 § | Vid tio eller fler arbetstagare |
| Årlig uppföljning av SAM | 14 § | Vid tio eller fler arbetstagare |
Att kravet på skriftlighet saknas betyder inte att kravet i sak saknas. Ett företag med fyra anställda ska ha en arbetsmiljöpolicy och rutiner, de behöver bara inte vara nedskrivna. I praktiken skriver de flesta ned dem ändå, eftersom en oskriven rutin är svår att visa upp för en inspektör och ännu svårare att lämna över till någon som är ny.
Missen som går igen
Riskbedömningen ska enligt 11 § alltid dokumenteras skriftligt, och det ska framgå vilka riskerna är och om de är allvarliga. Många småföretagare tror att tiogränsen gäller även här. Det gör den inte.
De fyra sakerna du behöver ha ordning på
Du behöver inte starta om från noll. Gå igenom det här.
1. Undersökning och riskbedömning
Har du gjort en skyddsrond det senaste året? Finns riskerna dokumenterade? Enligt 11 § ska du regelbundet undersöka arbetsmiljöförhållandena och bedöma riskerna, och du ska göra en ny bedömning när ni planerar ändringar i verksamheten, till exempel en omorganisation, en flytt eller en ny maskin.
Gör det nu om det inte är gjort. Gå igenom arbetsplatsen tillsammans med en anställd, anteckna vad ni ser och markera vad som är allvarligt. Behöver du en metod, ta riskbedömning steg för steg.
2. Arbetsmiljöpolicy
Policyn ska enligt 7 § beskriva hur arbetsmiljöförhållandena ska vara hos er. Skriftlig vid tio eller fler anställda. Den behöver inte vara lång, en A4-sida räcker, men den ska vara förankrad hos dig som arbetsgivare, känd av alla anställda och spegla hur ni faktiskt arbetar. Vi har en mall för arbetsmiljöpolicy för småföretag att utgå från.
3. Rutiner
Enligt 8 § ska rutinerna beskriva tre saker: när och hur arbetsmiljöarbetet ska genomföras, vem som ska se till att det blir gjort, och vilka som ska medverka.
En rutin behöver inte vara komplicerad. "Tillbud rapporteras till platschefen samma dag, utreds inom en vecka och tas upp på nästa arbetsplatsträff" uppfyller alla tre. Mer om den biten i vår guide till tillbudsrapportering.
4. Uppgiftsfördelning
Enligt 9 § ska du fördela uppgifterna i arbetsmiljöarbetet till chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare. Och de som får uppgifterna ska vara tillräckligt många, ha befogenheter och resurser, och ha tillräckliga kunskaper.
Det sista ledet är det som brister oftast. Att peka ut någon som ansvarig utan att ge tid, mandat eller utbildning uppfyller inte 9 §. Läs mer om hur du gör det rätt i uppgiftsfördelning i arbetsmiljöarbetet.
Snabbkontroll mot AFS 2023:1
- Riskbedömningen är dokumenterad och mindre än ett år gammal
- Handlingsplanen har datum och namngiven ansvarig per åtgärd
- Genomförda åtgärder är kontrollerade, inte bara avbockade
- Uppgiftsfördelningen är känd av dem som fått uppgifterna
- Årets uppföljning av SAM är gjord
Vad förändrades jämfört med AFS 2001:1
Grundkraven är i huvudsak desamma. Det som ändrades den 1 januari 2025 var formen.
- Nytt språk och ny numrering. Texten är omskriven och lättare att läsa, men paragrafnumren är andra. En rutin som hänvisar till "8 § AFS 2001:1" pekar numera fel.
- Rutinerna är mer preciserade. 8 § räknar upp exakt vad som ska framgå. En allmänt hållen skrivning om att "vi arbetar proaktivt med säkerhet" möter inte kravet.
- Kompetenskravet är utskrivet. 9 § slår fast att den som får en arbetsmiljöuppgift också ska ha kunskaper, befogenheter och resurser för den.
- Medverkan lyfts fram. 6 § ger arbetstagare och skyddsombud rätt att medverka i arbetet. Det är inte valfritt att involvera dem.
Hela paragrafmappningen mellan gamla och nya numret finns i vår artikel om AFS 2001:1 som upphävdes. Vill du ha alla 16 paragrafer genomgångna krav för krav, läs vår kompletta guide till AFS 2023:1.
Vad händer om du inte följer reglerna
Arbetsmiljöverket gör inspektioner, ibland oanmälda. Hittar de brister kan de besluta om ett föreläggande, alltså ett krav på att du åtgärdar något till ett visst datum, eller ett förbud mot att fortsätta med en viss arbetsuppgift. Ett föreläggande kan förenas med vite, ett belopp du får betala om du inte rättar till bristen i tid.
För vissa andra föreskrifter finns dessutom sanktionsavgifter som tas ut direkt utan föreläggande. Vad en inspektion innebär i praktiken går vi igenom i så går en inspektion från Arbetsmiljöverket till.
Det är ovanligt med hårda ingripanden mot ett litet företag som gör ett ärligt försök att rätta till bristerna. Det som väger tyngst emot dig är att inte ha något systematiskt arbetsmiljöarbete alls.
Viktigt att komma ihåg
- Kedjan är hela kravet. Undersök, riskbedöm, åtgärda, följ upp. Resten av föreskriften finns för att den kedjan ska hålla.
- Tiogränsen gäller inte allt. Riskbedömning och handlingsplan ska vara skriftliga oavsett hur litet företaget är.
- Uppgiftsfördelning utan resurser räknas inte. 9 § kräver kunskaper, befogenheter och tid, inte bara ett namn på ett papper.
- Den årliga uppföljningen är ett eget krav. 14 § kräver att du varje år bedömer om ert arbetsmiljöarbete faktiskt fungerar.
Kom igång
Det svåraste är att börja. Många skjuter upp arbetsmiljöarbetet för att det känns överväldigande, men du behöver egentligen bara göra fyra saker och du kan göra dem en i taget.
Börja med en skyddsrond. Gå runt med en anställd under en timme, anteckna vad ni ser och skriv ned bedömningen. Då har du uppfyllt 11 § och har ett underlag för allt det andra. Nästa steg är den årliga uppföljningen, som blir enkel när underlaget redan finns.
Testa SAMkollen gratis och håll koll på riskbedömningar, skyddsronder och dokumentation på ett ställe, så slipper du leta rätt på papper och mejl nästa gång Arbetsmiljöverket knackar på.