Riskbedömning vid omorganisation: så gör du före beslutet

När krävs en riskbedömning vid omorganisation?

Alltid när ändringen kan påverka arbetsmiljön, och alltid innan beslutet fattas. AFS 2023:1 är tydlig i 11 §: "När ändringar i verksamheten planeras, ska arbetsgivaren undersöka om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall och bedöma dessa." Ordet planeras är det som avgör tidpunkten. Är beslutet redan taget har ni missat kravet, även om omorganisationen blev bra.

Det här gäller fler situationer än de flesta tror. Arbetsmiljöverket räknar upp personalförändringar, ändrade arbetsmetoder, ändrade arbetstider, om- och nybyggnationer och ny arbetsutrustning. En omorganisation träffar ofta flera av dem samtidigt.

Ordningen: riskbedömning, förhandling, beslut

Det här är det vanligaste felet. Riskbedömningen är ett underlag för beslutet, inte en dokumentation av det. Den ska alltså vara klar innan ni beslutar, och innan ni förhandlar.

1. 1

   Riskbedöm den planerade förändringen

   Undersök och bedöm riskerna med den organisation ni tänker er. Dokumentera skriftligt.

2. 2

   Förhandla enligt MBL, om ni har kollektivavtal

   Enligt 11 § medbestämmandelagen ska arbetsgivaren på eget initiativ förhandla innan beslut om viktigare förändring av verksamheten. Riskbedömningen är ett av underlagen i den förhandlingen.

3. 3

   Fatta beslutet

   Med riskerna kända och åtgärderna planerade. Det som inte hinner åtgärdas före genomförandet läggs i handlingsplanen.

Har ni inget kollektivavtal försvinner steg 2, men inte steg 1. Arbetsmiljökravet i AFS 2023:1 gäller alla arbetsgivare.

Skyddsombudet ska dessutom delta redan i planeringen. 6 kap. 4 § arbetsmiljölagen säger att skyddsombud ska delta vid planering av bland annat ändrad arbetsorganisation. Att skicka den färdiga bedömningen på remiss dagen före beslutet uppfyller inte det. Har ni en skyddskommitté ska frågan dit innan beslutet, inte redovisas i efterhand.

Riskerna vid en omorganisation är sällan fysiska

En omorganisation flyttar sällan på maskiner. Den flyttar på arbetsuppgifter, ansvar och bemanning, och det är där riskerna sitter. Går ni igenom den här listan täcker ni det som faktiskt brukar gå fel:

• Arbetsbelastning. Samma mängd arbete fördelat på färre personer, eller på personer som inte gjort det förut. Det här är den risk som oftast underskattas i nedskärningar.
• Otydlig uppgiftsfördelning. Vem ansvarar för vad efter förändringen? Oklara arbetsmiljöuppgifter är i sig en risk, och fördelningen ska göras om när organisationen ändras.
• Kompetens som inte följer med. Nya arbetsuppgifter kräver instruktion och upplärning. En medarbetare som tar över ett moment utan att kunna det är en olycksrisk.
• Oro under själva processen. Perioden mellan besked och genomförande är ofta den mest belastande. Den är en del av det ni ska bedöma, inte bara slutläget.
• Ensamarbete och bemanning på udda tider. Färre personer på samma schema kan skapa ensamarbete där det inte fanns tidigare.
• Chefers räckvidd. Fler medarbetare per chef innebär mindre tid för uppföljning, tillbud och svåra samtal.
• Fysiska förändringar. Flytt, ombyggnad, nya lokaler eller nya arbetsställningar om arbetsuppgifterna byter plats.

Merparten av det här hör hemma i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. En riskbedömning som bara tittar på lokaler och utrustning missar alltså det mesta av vad en omorganisation gör med arbetsmiljön.

Så gör du riskbedömningen

Metoden är densamma som vid vanlig riskbedömning, se vår guide till riskbedömning. Skillnaden är att ni bedömer ett läge som inte finns än.

1. 1

   Beskriv förändringen konkret

   Vad ändras, var, och vilka arbetstagare berörs? "Vi slår ihop två avdelningar" räcker inte som underlag. Skriv ned bemanning före och efter, vilka arbetsuppgifter som flyttar och när genomförandet sker.

2. 2

   Bestäm vilken nivå bedömningen görs på

   Bedömningen görs där förändringen planeras och beslutas. Berör den hela företaget görs den på företagsnivå, berör den en avdelning görs den där. Stora förändringar tjänar på en arbetsgrupp med chef, skyddsombud och någon som kan verksamheten i detalj.

3. 3

   Identifiera riskerna i läget efter förändringen

   Utgå från den nya organisationen, inte den nuvarande. Gå igenom listan ovan uppgift för uppgift och roll för roll. Fråga de medarbetare som ska utföra arbetet, de ser saker organisationsskissen inte visar.

4. 4

   Bedöm om riskerna är allvarliga

   För varje risk: hur sannolikt är det att den inträffar, och hur allvarlig blir konsekvensen? Dokumentationen ska visa om risken är allvarlig eller inte. Steg för steg-guiden går igenom bedömningen i detalj.

5. 5

   Bestäm åtgärder och vem som gör vad

   Åtgärder som behövs för att förändringen ska kunna genomföras säkert ska vara på plats före genomförandet. 13 § AFS 2023:1 kräver att det som inte görs omedelbart förs in i en skriftlig handlingsplan med tidpunkt och ansvarig.

Vad dokumentationen ska innehålla

Riskbedömningen ska alltid dokumenteras skriftligt, oavsett hur många anställda ni har. 11 § AFS 2023:1 kräver att det framgår vilka riskerna är och om de är allvarliga. Något bestämt formulär finns inte, ni får använda den mall som passar er.

Datumet är värt att ta på allvar. Det är det enda i dokumentet som visar att ni gjorde bedömningen i rätt ordning.

Följ upp efter att förändringen är genomförd

Det här steget hoppas nästan alltid över. En riskbedömning av något som inte finns än är en kvalificerad gissning, och gissningar behöver kontrolleras mot verkligheten.

Lägg in en uppföljning tre till sex månader efter genomförandet och gå igenom tre frågor: fick åtgärderna avsedd effekt, dök det upp risker ni inte förutsåg, och stämmer arbetsbelastningen med det ni räknade med? Sjukfrånvaro, personalomsättning och tillbud är de tidigaste signalerna på att bemanningen blev för tunn.

Uppföljningen är också ett naturligt underlag till den årliga uppföljningen av arbetsmiljöarbetet enligt 14 § AFS 2023:1. Vill ni fånga stämningen bredare kan en medarbetarundersökning efter omorganisationen ge svaret innan det syns i sjuktalen.

Fyra vanliga misstag

Att göra bedömningen efter beslutet. Då blir den en beskrivning av konsekvenser i stället för ett underlag för beslutet, och kravet i 11 § är inte uppfyllt.

Att bedöma nuläget i stället för det nya läget. Riskbedömningen ska avse tiden efter genomförd förändring. Nuläget är redan bedömt i det löpande arbetsmiljöarbetet.

Att bara ta med det fysiska. Lokaler och utrustning är enkla att skriva ned. Arbetsbelastning och otydligt ansvar är det som gör folk sjuka efter en omorganisation.

Att stanna vid dokumentet. En riskbedömning utan åtgärder, ansvarig och datum är en lägesbeskrivning. Det är handlingsplanen som gör den till arbetsmiljöarbete.

I SAMkollen ligger riskbedömningen, handlingsplanen och uppföljningen i samma flöde, så att datum och ansvarig följer med automatiskt och uppföljningen hamnar i årshjulet i stället för i en kalenderpåminnelse som ingen öppnar.