Medarbetarundersökning: lagkrav, frågor och uppföljning
De flesta guider om medarbetarundersökningar handlar om engagemang: hur ni höjer svarsfrekvensen och vilket index ni ska följa. Det är HR-frågor och de är rimliga.
Den här texten handlar om den andra halvan, den som en inspektör från Arbetsmiljöverket frågar efter. Undersökningen är ett moment i det systematiska arbetsmiljöarbetet, och det momentet har egna krav på vad som ska dokumenteras och vad som måste hända efteråt. En arbetsplats kan ha tio år av enkätresultat i en mapp och ändå inte uppfylla 11 § AFS 2023:1.
Vad räknas som en medarbetarundersökning i arbetsmiljöarbetet?
I föreskrifterna finns ordet inte alls. Det som finns är kravet i 11 § AFS 2023:1 på att arbetsgivaren regelbundet ska undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna. Metoden är fri.
För fysiska risker gör ni det genom att gå runt och titta. För organisatorisk och social arbetsmiljö går det inte. Stress, otydliga uppdrag och kränkande särbehandling syns inte på en rond, ni måste fråga. Enkäten är helt enkelt det verktyg som passar den delen av arbetsmiljön, precis som en bullermätare passar en annan del.
Det betyder två saker. Enkäten hör hemma i arbetsmiljöarbetet och inte bara i HR-årshjulet. Och den räknas som en undersökning först när den behandlas som en, med riskbedömning och åtgärder efteråt.
Vad lagen kräver av undersökningen
Kraven kommer från två föreskrifter.
AFS 2023:1 styr processen. 11 § kräver undersökning och riskbedömning, och i den nya lydelsen står det uttryckligen att riskbedömningar alltid ska dokumenteras skriftligt, oavsett hur många ni är. 13 § kräver att åtgärder som inte genomförs omedelbart förs in i en handlingsplan där det framgår vem som ansvarar och när det ska vara klart, och att genomförda åtgärder kontrolleras. 14 § kräver en årlig uppföljning av hela arbetsmiljöarbetet.
AFS 2023:2, 2 kap styr innehållet. Där ligger kraven på att förebygga ohälsosam arbetsbelastning, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling. De tre områdena är därför det undersökningen minst måste täcka.
Ska rutinen vara skriftlig?
Har ni tio eller fler arbetstagare ska rutinen för hur arbetsmiljöarbetet genomförs vara skriftlig enligt 8 § AFS 2023:1, och den ska ange när och hur arbetet görs, vem som ser till att det blir gjort och vilka som medverkar. Är ni färre behöver rutinen inte skrivas ned. Riskbedömningen enligt 11 § och handlingsplanen enligt 13 § ska däremot vara skriftliga oavsett hur många ni är.
Vilka frågor ska en medarbetarundersökning innehålla?
Utgå från de tre områdena i AFS 2023:2, 2 kap i stället för från en färdig mall. Skillnaden mellan en fråga som ger ett index och en fråga som ger en åtgärd är att den senare handlar om ett förhållande i arbetet, inte om en känsla.
| Område i AFS 2023:2, 2 kap | Det ni behöver veta | Fråga som går att åtgärda |
|---|---|---|
| Ohälsosam arbetsbelastning | Om kraven står i proportion till tid, bemanning och befogenheter | "Hinner du dina arbetsuppgifter på ordinarie arbetstid?" i stället för "Trivs du med din arbetsbelastning?" |
| Arbetstidens förläggning | Om arbetstiden lämnar utrymme för återhämtning | "Har du förväntats vara nåbar på ledig tid den senaste månaden?" i stället för "Hur ser du på balansen mellan arbete och fritid?" |
| Kränkande särbehandling | Om det förekommer, och om det finns en väg att anmäla det | "Vet du vem du vänder dig till om du blir illa behandlad av din närmaste chef?" i stället för "Känner du dig respekterad?" |
Frågan i högerkolumnen går att åtgärda direkt. Svarar en stor del nej på den sista frågan är åtgärden en rapporteringsväg som inte går via chefen, och den kan skrivas in i handlingsplanen samma dag. Ett sjunkande trivselindex går inte att åtgärda alls. Det går bara att oroa sig över.
Hjälpregel när ni formulerar: om svaret inte kan kopplas till bemanning, arbetstid, instruktion, befogenhet eller ledarskap, så går det inte att göra något åt. Formulera om frågan.
Från svar till riskbedömning och handlingsplan
Det här är steget som saknas oftast, och det är det enda som är obligatoriskt i skrift.
Sammanställ svaren per grupp och område
Dela upp på de tre områdena i AFS 2023:2, 2 kap. En arbetsplats kan ha bra siffror totalt och ett allvarligt problem i ett skift.
Bedöm risken skriftligt
11 § AFS 2023:1 kräver att det framgår vilka riskerna är och om de är allvarliga. Skriv alltså inte "arbetsbelastningen upplevs som hög" utan "tre av fyra i kundtjänst uppger att de inte hinner arbetsuppgifterna på ordinarie arbetstid, risk för ohälsosam arbetsbelastning, bedöms som allvarlig".
Åtgärda direkt eller för in i handlingsplanen
Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska enligt 13 § stå i en handlingsplan med ansvarig och datum. "Ses över till hösten" är inte en åtgärd.
Kontrollera att åtgärden fungerade
Också ett krav i 13 §, och det som oftast fattas. OSA-åtgärder syns långsamt, så kontrollen ligger normalt några månader fram. Hur bedömningen görs i praktiken beskrivs i riskbedömning av stress på jobbet.
En låg svarsfrekvens är i sig ett resultat. Skriv in siffran i bedömningen i stället för att lägga undan materialet. Att medarbetare avstår från att svara på frågor om sin chef säger något om arbetsmiljön.
Anonymitet och hur ni redovisar utan att peka ut någon
Varken AFS 2023:1 eller AFS 2023:2 kräver anonymitet. Men syftet med undersökningen är att få reda på något ni inte redan vet, och den som är rädd för följderna svarar det som förväntas.
Regeln för redovisning
Redovisa aldrig en grupp som är så liten att ett enskilt svar går att härleda till en person. Slå ihop den med en annan grupp, eller ersätt enkäten med samtal för just den gruppen. Ett brutet löfte om anonymitet gör att nästa undersökning blir värdelös, och det går inte att reparera med en ny enkät.
Fritextsvar är den vanligaste läckan. Ett svar som beskriver en specifik händelse identifierar ofta både den som skrev och den som beskrivs. Sammanfatta innehållet i riskbedömningen i stället för att citera. Beskriver ett fritextsvar kränkande särbehandling gäller dessutom rutinen för det, inte enkätprocessen. Vad den rutinen ska innehålla står i kränkande särbehandling på arbetsplatsen.
Hur ofta ska den göras, och när räcker den inte?
Ingen föreskrift anger en frekvens. Det som styr är att underlaget ska vara aktuellt när ni gör den årliga uppföljningen enligt 14 §. I praktiken betyder det minst en gång per år.
Undersök tidigare än planerat om något av det här inträffar:
- Omorganisation, nedskärning eller byte av närmaste chef.
- Stigande korttidsfrånvaro eller personalomsättning i en grupp.
- En anmälan om kränkande särbehandling.
- Ett allvarligt tillbud som handlade om arbetsbelastning eller hot.
Enkäten räcker inte när ni redan vet att något är fel. Då blir den ett sätt att skjuta upp samtalet. En psykosocial skyddsrond med samtal i mindre grupper ger både orsaken och en chans att ställa följdfrågor. Det klarar ingen enkät.
Vanliga misstag
- Resultatet redovisas aldrig tillbaka. Den vanligaste orsaken till att svarsfrekvensen faller andra året. Medarbetare som inte ser vad svaren ledde till drar slutsatsen att de inte ledde till något.
- Undersökningen ägs av HR och ses aldrig av skyddsombudet. 6 § AFS 2023:1 kräver att arbetstagarna ges möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet. Det gäller också hur frågorna formuleras.
- Bara ett index dokumenteras. Ett tal mellan 1 och 5 är ingen riskbedömning. 11 § kräver att det framgår vilka riskerna är och om de är allvarliga.
- Jämförelse med branschen ersätter åtgärd. Att ligga över snittet säger inget om huruvida risken i er verksamhet är allvarlig. Benchmark är ett HR-mått, inte en riskbedömning.
- Enkäten körs, men ingen kontroll görs. Kravet på att kontrollera genomförda åtgärder står i 13 § och är det som oftast saknas vid inspektion.
- Alla tror att det ger sanktionsavgift. Det gör det inte. AFS 2023:1 finns inte i Arbetsmiljöverkets förteckning över regler förenade med sanktionsavgift. Brister hanteras med föreläggande eller förbud, som får förenas med vite enligt 7 kap. 7 § arbetsmiljölagen. Sanktionsavgifter regleras i 8 kap. 5 § arbetsmiljölagen och ligger mellan 1 000 och 1 000 000 kronor, men de gäller andra föreskrifter.
Så vet du att undersökningen håller
Sex tecken på en undersökning som räknas
- Frågorna täcker arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling
- Riskbedömningen finns i skrift och säger om riskerna är allvarliga
- Varje risk har en åtgärd med namngiven ansvarig och datum
- Genomförda åtgärder har kontrollerats i efterhand
- Resultatet har redovisats tillbaka till dem som svarade
- Undersökningen används som underlag i den årliga uppföljningen
Klarar ni alla sex har ni en undersökning som håller vid en inspektion. Klarar ni de fyra första men inte de två sista har ni en enkät, och det är något annat.
Viktigt att komma ihåg
- Enkäten uppfyller inget krav i sig. Det är riskbedömningen och åtgärderna efteråt som gör den till en undersökning enligt 11 § AFS 2023:1.
- Riskbedömningen ska vara skriftlig oavsett antal anställda. Tiogränsen gäller policy, rutiner, uppgiftsfördelning och årlig uppföljning, inte den.
- Fråga om förhållanden, inte om känslor. Bara svar som pekar på bemanning, arbetstid, instruktion eller ledarskap går att åtgärda.
- Ingen sanktionsavgift, men ett föreläggande. Brister i SAM hanteras med föreläggande eller förbud som får förenas med vite.
Nästa steg
I SAMkollen blir svaren från undersökningen en riskbedömning och en handlingsplan direkt, med ansvarig och deadline på varje åtgärd, och sammanställningen finns kvar när det är dags för den årliga uppföljningen. Se hur det fungerar under funktioner.