Psykosocial skyddsrond – så gör du det rätt

Kort svar: En psykosocial skyddsrond fokuserar på stress, arbetsbelastning, respekt och säkerhet på arbetsplatsen. Det är annorlunda än fysisk skyddsrond och kräver olika metoder för att få ärliga svar.

Vad är OSA och psykosocial arbetsmiljö?

OSA står för organisatorisk och social arbetsmiljö. Det är arbetsmiljöproblem du inte ser direkt, men som påverkar hälsan långsiktigt:

• Alltför mycket arbete på för kort tid
• Chef som inte lyssnar eller är orätvisa
• Kollegor som är elaka eller mobbar
• Ingen möjlighet att påverka sitt arbete
• Dåliga rutiner eller tydlighet
• Stress och rädsla för att göra misstag

Psykosocial arbetsmiljö är lagstiftat under AFS 2023:1. Du måste kartlägga och hantera dessa risker precis som fysiska risker.

Skillnaden mellan fysisk och psykosocial skyddsrond

Fysisk skyddsrond:

Du går runt på arbetsplatsen och ser: buller, belysning, ordning, säkerhet. Du kan mäta och dokumentera direkt.

Psykosocial skyddsrond:

Du kan inte se stress eller mobbning genom att gå runt. Du måste fråga. Och många vågar inte säga sanningen framför chefen.

Det gör psykosocial skyddsrond svårare, men viktigare.

Vad ska du fråga om under psykosocial skyddsrond?

Arbetsbelastning och tempo

• Kan du hinna med dina arbetsuppgifter på ordinarie arbetstid?
• Jobbar du ofta utöver planerad arbetstid?
• Är arbetsbelastningen jämn eller ojämn vecka för vecka?
• Får du tid att göra ett bra jobb, eller är det alltid brådis?
• Är det möjligt att ta pauser utan att arbetet hopar sig?
• Har du tid för utveckling och lärande, eller bara ren produktion?

Arbetstid och återhämtning

• Är det klart när arbetet slutar för dagen?
• Förväntas du svara på mejl eller meddelanden under lediga dagar?
• Kan du ta ut din semesterplanering utan att det skapar stress?
• Har du möjlighet att ta dina planerade lediga dagar?
• Är det lugnt några stunder på dagen, eller konstant avbrott?

Respekt och säkerhet

• Behandlar chef och kollegor dig med respekt?
• Är det okej att fråga eller säga ifrån utan att bli straffd?
• Förekommer det dåliga ord, skämt på bekostnad av någon, eller såning av rykten?
• Finns det någon på arbetsplatsen du är rädd för?
• Sker arbetet i en miljö där alla har samma värde?

Kränkande särbehandling och mobbning

• Blir någon behandlad annorlunda, sämre än andra?
• Är det någon som utesluts från gemensamma aktiviteter?
• Förekommer hot, hot om sparken, eller press att jobba på gränsen?
• Sker det sexuella trakasserier?
• Är det någon som systematiskt kritiseras eller minskas?

Tydlighet och påverkan

• Vet du vad som förväntas av dig i ditt jobb?
• Kan du påverka hur arbetet organiseras?
• Får du feedback på ditt arbete?
• Sker beslut som påverkar dig utan att du blir tillfrågad?
• Finns vägar att komma med förslag eller klagomål?

Ledarskap och stöd

• Finns din chef tillgänglig när du behöver hjälp?
• Får du vägledning eller är du händ åt ditt öde?
• Hur ser relationen ut mellan chef och medarbetare?

Hur genomför du en psykosocial skyddsrond?

Val av metod

Anonym enkät:

Alla svarar på samma frågor skriftligt, utan namn. Du får mycket information, men ingen diskussion.

Intervjuer i mindre grupper:

Du frågar små grupper utan chef närvarande. Det blir en diskussion och du kan följa upp, men det kräver tid.

Enskild intervju:

Minst inträngande, men mycket tidskrävande.

Kombination:

Enkät först för att få bred bild, sedan diskussion med grupp för att gräva djupare i det viktigaste.

Skapa förtroende

Det här är nyckel. Medarbetare måste våga säga sanningen.

• Förklara varför du gör detta – du vill att arbetsplatsen ska bli bättre
• Betona att svaren är konfidentiella och inte kommer att användas mot enskilda
• Använd ett anonymt format om möjligt
• Ha en utomstående genomföra enkäten eller intervjuerna
• Visa senare vad du gjort åt det du hittat – det visar att du menar allvar

Dokumentation

Sammanfatta dina fynd i en rapport:

• Vad frågade du om?
• Vad svarade folk?
• Vilka problem framkom?
• Vilka åtgärder behövs?
• Vem ansvarar för varje åtgärd?
• När ska det vara klart?

Dela den här rapporten med personalen. Det visar att ni gjort något åt det ni hittat.

Vanliga resultat från psykosocial skyddsrond

Här är det många små företag ser:

• För mycket arbete: Mål som är för höga, för få händer, eller både och
• Dålig kommunikation: Folk vet inte vad som förväntas eller varför beslut tas
• Bristande chefsstöd: Chefen har själv stress och finns inte tillgänglig
• Mobbning: Ofta mindre, men systematisk – någon blir utfryst eller kritiserad
• Arbetstid: Folk jobbar alltid, ingen gräns för när det slutar
• Ingen påverkan: Beslut tas utan att folk får säga sitt

Det viktigaste är att adressera det största problemet först. Du kan inte fixa allt på en gång.

Efter skyddsronden – agera

En skyddsrond utan åtgärder är värdelös. Här är vad du ska göra:

1. Summera: Vilka är de största problemen?
2. Åtgärdsplan: Vad gör du åt varje problem? Vem ansvarar? När är det klart?
3. Kommunicera: Berätta för personalen vad du hittat och vad du gör
4. Implementera: Genomför åtgärderna
5. Följa upp: Kontrollera efter några veckor eller månader att åtgärden fungerar
6. Dokumentera: Spara allt

Om problem är allvarliga – till exempel mobbning, diskriminering, eller väldigt höga stressnivåer – kanske du behöver extern hjälp. En arbetsmiljökonsult eller företagshälsovård kan vara värt pengarna.

Slut på ordet – börja nu

Många små företag hoppar över psykosocial skyddsrond. De tror det är bara för stora företag eller att det är för flummigt. Det är fel.

Stress och dålig arbetsmiljö kostar pengar: sjukfrånvaro, personalomsättning, misstag, dålig kvalitet. En psykosocial skyddsrond tar några timmar. Det är väl värt det.

Gör det enkelt: enkät, diskussion, åtgärdsplan. Och gör det två gånger per år.

Testa SAMkollen gratis – för att genomföra och dokumentera din psykosocial skyddsrond, spara fynd, och följa upp åtgärder.