Psykosocial arbetsmiljö: så uppfyller ni kraven i OSA
Vad är psykosocial arbetsmiljö?
Psykosocial arbetsmiljö är det äldre namnet på allt som handlar om hur ni har det med varandra på jobbet: arbetsbelastning, arbetstider, ledarskap och hur medarbetare behandlar varandra. I dag heter samma område organisatorisk och social arbetsmiljö, förkortat OSA. Sedan 2023 är OSA en del av det vanliga systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) enligt AFS 2023:1, inte ett eget spår vid sidan om.
Byter man ord byter man inte innehåll. De tre sakerna ni faktiskt är skyldiga att göra något åt, hög arbetsbelastning, dåliga arbetstider och kränkande särbehandling, ska undersökas, riskbedömas, åtgärdas och följas upp precis som fysiska risker som buller eller tunga lyft. Många småföretagare tror att det psykosociala är svårare att greppa än det fysiska. Metoden är annorlunda, men lagen skiljer inte på dem.
Psykosocial arbetsmiljö, OSA och AFS 2023:2: samma sak, tre namn
Namnbytet skedde i två steg. Innan det fanns en egen föreskrift hanterades det psykosociala löst inom den allmänna arbetsmiljölagen, som en del av helheten snarare än ett eget uttalat krav. Sedan kom AFS 2015:4 om organisatorisk och social arbetsmiljö, den första föreskriften med egna, konkreta krav på just detta område. 2023 upphävdes AFS 2015:4 och kraven flyttades in i AFS 2023:2, som styr planering och organisering av arbetsmiljöarbetet. OSA regleras i föreskriftens andra kapitel.
Det betyder att ni i dag inte ska leta efter en separat "psykosocial arbetsmiljöplan" att fylla i vid sidan om. Den psykosociala biten ska in i samma riskbedömning, samma handlingsplan och samma årliga uppföljning som resten av SAM. Se hela bilden i vår OSA-guide.
Vad kräver AFS 2023:2 av er?
Andra kapitlet i AFS 2023:2 pekar ut tre områden ni är skyldiga att förebygga:
- Ohälsosam arbetsbelastning. Har medarbetarna resurser (tid, kunskap, bemanning) som matchar kraven i arbetet, eller är det strukturellt för mycket att göra?
- Arbetstidens förläggning. Riskerar arbetstider, skiftmönster eller en förväntan om ständig tillgänglighet att gå ut över återhämtningen?
- Kränkande särbehandling. Finns det handlingar som riktas mot enskilda på ett kränkande sätt, och en tydlig rutin för hur det hanteras om det sker, som inte går via den som utövar beteendet?
Alla tre områden ska in i den ordinarie riskbedömningen, inte hanteras som ett sidoprojekt. Läs mer om hela OSA-processen, från undersökning till uppföljning.
Måste ni dokumentera det skriftligt?
Ja, om ni är tio anställda eller fler. Då kräver AFS 2023:1 skriftlig arbetsmiljöpolicy, skriftliga rutiner och dokumenterade riskbedömningar, även för den psykosociala delen. Är ni färre än tio anställda är kravet på skriftlighet lägre, men undersökningsplikten är densamma oavsett storlek. Att inte skriva ner något är inte samma sak som att slippa göra det, det gör er bara svårare att försvara vid en inspektion.
Vad kostar det att strunta i det?
Uteblivet OSA-arbete är ett brott mot arbetsmiljölagen, på samma sätt som en utebliven riskbedömning av fysiska risker. Vid allvarliga eller upprepade brister kan Arbetsmiljöverket besluta om en sanktionsavgift. För ett litet företag med 5 till 10 anställda har avgifter för brister i det systematiska arbetsmiljöarbetet legat på 10 000 till 100 000 kronor per överträdelse, i teorin upp till en miljon kronor. Se vad som utlöser en sanktionsavgift.
Så undersöker ni psykosocial arbetsmiljö utan att krångla till det
Ni behöver inte uppfinna ett eget system för det psykosociala. Väv in det i det ni redan gör för SAM.
Fråga, inte bara observera
Fysiska risker syns när ni går runt på arbetsplatsen. Psykosociala risker gör det sällan. Ni behöver fråga, via medarbetarsamtal, en enkel enkät eller en psykosocial skyddsrond.
Bedöm som vanligt
Väg samman sannolikhet och konsekvens precis som för fysiska risker. Skillnaden är att konsekvenserna av hög arbetsbelastning eller en olöst konflikt ofta kommer med flera månaders fördröjning, inte direkt.
Åtgärda och skriv ner vem som gör vad
En otydlig arbetsfördelning eller en policy mot kränkande särbehandling som ingen känner till räknas inte som en åtgärd. Peka ut en ansvarig person och ett datum för varje punkt.
Följ upp efter 3 till 6 månader
Psykosociala förbättringar syns långsammare än fysiska. En ny kort enkät eller uppföljande samtal räcker för att se om åtgärden faktiskt bet, eller om ni behöver justera.
Vanliga misstag
De flesta småföretag som får en anmärkning på det psykosociala arbetet har inte struntat i det. De har gjort det informellt, och därför osynligt för en inspektör som frågar efter dokumentation.
- Blandar ihop "vi pratar om det" med en undersökning. Enstaka samtal i korridoren räknas inte som en systematisk undersökning. Det ska gå att visa vad ni frågade om och när det gjordes.
- Väntar på en anmälan innan ni agerar. Kränkande särbehandling ska förebyggas, inte bara utredas i efterhand. Har ni bara en process för det senare saknar ni halva kravet.
- Har en policy som ingen har läst. En arbetsmiljöpolicy i en pärm som ingen öppnat sedan den skrevs uppfyller inte kravet på att den ska vara känd av alla.
- Glömmer att koppla ihop det med resten av SAM. En separat "OSA-mapp" vid sidan om den vanliga riskbedömningen är precis den uppdelning som AFS 2023:1 avskaffade. Det ska vara samma dokument, samma process.
- Mäter en gång och slutar. En enkät utan uppföljning visar bara ett problem ni kände till, inte att ni gjorde något åt det.
Viktigt att komma ihåg
- Nytt namn, samma krav. Psykosocial arbetsmiljö, OSA och AFS 2023:2 pekar på samma skyldigheter, och ingen av dem gör jobbet lättare bara för att ni kallar det något annat.
- Tio anställda är gränsen för skriftlighet. Under det behöver ni inte dokumentera allt skriftligt, men undersökningsplikten gäller lika mycket ändå.
- Det ska in i SAM, inte vid sidan om. En separat process för det psykosociala är precis den uppdelning som togs bort 2023.
Testa SAMkollen gratis för att samla undersökning, riskbedömning och åtgärder för psykosocial arbetsmiljö på samma ställe som resten av SAM.