SAM och OSA: så hänger de ihop och vad OSA kräver extra
Vad är skillnaden mellan SAM och OSA?
SAM är arbetssättet. OSA är ett av de områden arbetssättet ska omfatta.
Systematiskt arbetsmiljöarbete regleras i AFS 2023:1 och beskriver ordningen: undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp, med policy, rutiner och uppgiftsfördelning som stöd. Föreskriften säger nästan ingenting om vilka risker du ska leta efter. Den säger hur du ska leta.
OSA, organisatorisk och social arbetsmiljö, gör det omvända. 2 kap. AFS 2023:2 säger nästan ingenting om arbetsordningen och desto mer om innehållet: arbetsbelastning, tydlighet i arbetet, starkt psykiskt påfrestande arbete, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling.
Lägg ihop dem och du har ett arbetsmiljöarbete som täcker både stegen och innehållet. Det är därför frågan "ska vi köra SAM eller OSA" är fel ställd. Du kör SAM, och OSA är en del av det du undersöker när du gör det.
Begreppen är definierade i 2 kap. 3 § AFS 2023:2. Organisatorisk arbetsmiljö är villkoren för arbetet: ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter samt krav, resurser och ansvar. Social arbetsmiljö är socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor.
Paragraferna som binder ihop SAM och OSA
Två paragrafer gör kopplingen, en från varje håll. De är värda att känna till, eftersom de avgör hur mycket dubbelarbete ni behöver göra.
Från OSA-hållet: 1 kap. 2 § AFS 2023:2 slår fast att det är i arbetsmiljölagen och i AFS 2023:1 som de grundläggande bestämmelserna finns om hur arbetsgivaren ska organisera, genomföra och följa upp sitt arbetsmiljöarbete. AFS 2023:2 innehåller i stället "bestämmelser med preciserade krav för det systematiska arbetsmiljöarbetet", krav som kan gälla undersökningar, riskbedömningar och åtgärder.
Från SAM-hållet: 5 § AFS 2023:1 säger att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas som en del av den dagliga verksamheten, och att det ska omfatta alla fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön.
Läst tillsammans betyder de att OSA aldrig var tänkt som ett parallellt system. Arbetsbelastning ska in i samma undersökning, samma riskbedömning, samma handlingsplan och samma årliga uppföljning som halkrisken i lastkajen.
Kontrollera årtalet på det du läser
Mycket material som fortfarande cirkulerar beskriver OSA som en egen föreskrift som började gälla den 31 mars 2016. Det stämde till och med den 31 december 2024. Sedan den 1 januari 2025 är AFS 2015:4 upphävd och kraven ligger i 2 kap. AFS 2023:2. Motsvarande gäller SAM, där AFS 2001:1 ersattes av AFS 2023:1 samma dag. Hittar ni 2015:4 eller 2001:1 i en text som beskriver dagens regler är texten minst en regelgeneration gammal.
En sak som gör OSA-kraven svåra att hitta: föreskriftens namn börjar med "Planering och organisering av arbetsmiljöarbete" och nämner inte OSA alls. Organisatorisk och social arbetsmiljö är rubriken på 2 kap., inte på föreskriften.
OSA i varje steg av SAM-cykeln
OSA-frågorna går igenom exakt samma fyra steg som de fysiska. Det som skiljer är vad du tittar efter och vilka metoder som fungerar.
Undersök
11 § AFS 2023:1 kräver att du regelbundet undersöker arbetsmiljöförhållandena, och alltid undersöker om planerade ändringar i verksamheten medför risker.
En vanlig skyddsrond hittar inte ohälsosam arbetsbelastning. Här fungerar medarbetarsamtal, psykosocial skyddsrond, enkäter och genomgång av varningssignaler. Arbetsmiljöverkets allmänna råd till 11 § nämner uttryckligen tillbud, felhandlingar, vantrivsel och ökad korttidsfrånvaro som signaler värda att följa upp.
Riskbedöm
Samma paragraf kräver att riskbedömningar alltid dokumenteras skriftligt, och att det framgår vilka riskerna är och om de är allvarliga. Det gäller oavsett hur många ni är.
Bedöm obalansen, inte personen. Ohälsosam arbetsbelastning definieras i 2 kap. 3 § AFS 2023:2 som när kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna, och obalansen blir ohälsosam när den är långvarig och återhämtningen otillräcklig.
Åtgärda
13 § AFS 2023:1 kräver att åtgärder genomförs omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt. Det som skjuts upp ska föras in i en skriftlig handlingsplan med datum och ansvarig, och genomförda åtgärder ska kontrolleras.
OSA-åtgärder handlar sällan om inköp. De allmänna råden till 2 kap. 6 § pekar på att minska arbetsmängden, ändra prioriteringsordning, variera arbetsuppgifterna, ge möjlighet till återhämtning, öka bemanningen eller tillföra kunskaper.
Följ upp
14 § AFS 2023:1 kräver en årlig uppföljning av hela det systematiska arbetsmiljöarbetet, som ska visa om arbetet bedrivs enligt föreskrifterna och om det fungerar. Visar den brister ska ni vidta förbättrande åtgärder.
Uppföljningen omfattar OSA-delen automatiskt. Någon separat OSA-uppföljning finns det inget krav på.
Tre krav som OSA lägger till
Det mesta i OSA är alltså SAM med ett annat innehåll. Men 2 kap. AFS 2023:2 lägger till tre saker som AFS 2023:1 inte kräver på egen hand.
1. Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. 2 kap. 5 § kräver att arbetsgivaren har mål som syftar till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Arbetstagarna ska få möjlighet att medverka när målen tas fram och ska känna till dem. Målen ska vara skriftliga om ni är tio eller fler. Det här är det enda helt nya dokumentet OSA tillför.
2. Kunskapskrav riktat mot chefer och arbetsledare. 2 kap. 4 § kräver att chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling, och att det finns förutsättningar att omsätta kunskaperna i praktiken. AFS 2023:1 har egna kunskapskrav, i 9 § för dem som fått uppgifter i arbetsmiljöarbetet och i 10 § för alla arbetstagare, men inget av dem pekar ut just de två OSA-områdena. Med förutsättningar menas enligt de allmänna råden bland annat tillräckliga befogenheter, en rimlig egen arbetsbelastning och stöd i chefsrollen.
3. Rutin för kränkande särbehandling. 2 kap. 11 § kräver rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras, och arbetsgivaren ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare. Paragrafen räknar upp tre punkter, men mittenpunkten rymmer två krav: vem som ska ta emot informationen, vad mottagaren ska göra och hur informationen kommer att hanteras, samt hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp.
Kravet som ofta faller bort
Läs er rutin mot mittenpunkten i 2 kap. 11 §. Många rutiner pekar ut vem som tar emot en anmälan och vad den personen ska göra, men säger ingenting om hur informationen kommer att hanteras, alltså vad som händer med uppgiften efter att den lämnats. Det är ett eget krav i paragrafen. Kontrollera samtidigt att rutinen är känd av alla arbetstagare, vilket är ett krav i samma paragraf.
Vad ska dokumenteras, och vid hur många anställda?
Tre saker ska alltid vara skriftliga, oavsett hur stora ni är. Resten har en gräns vid tio arbetstagare.
| Dokument | Paragraf | Skriftligt krävs |
|---|---|---|
| Riskbedömning | 11 § AFS 2023:1 | Alltid |
| Handlingsplan för uppskjutna åtgärder | 13 § AFS 2023:1 | Alltid |
| Instruktioner vid allvarliga risker | 10 § AFS 2023:1 | Alltid |
| Arbetsmiljöpolicy | 7 § AFS 2023:1 | Vid tio eller fler |
| Rutiner för arbetsmiljöarbetet | 8 § AFS 2023:1 | Vid tio eller fler |
| Uppgiftsfördelning | 9 § AFS 2023:1 | Vid tio eller fler |
| Resultatet av den årliga uppföljningen | 14 § AFS 2023:1 | Vid tio eller fler |
| Mål för OSA | 2 kap. 5 § AFS 2023:2 | Vid tio eller fler |
Rutinen mot kränkande särbehandling är ett eget fall. 2 kap. 11 § kräver ingen skriftlig form, men rutinen ska vara känd av alla arbetstagare, vilket i praktiken är svårt att klara muntligt. Att klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras är ett krav i 2 kap. 10 §, medan de allmänna råden säger att det klargörandet lämpligen görs skriftligen i en policy. Rådet är en rekommendation, inte ett krav.
Tio arbetstagare, inte tio anställda
Gränsen räknas på arbetstagare i verksamheten. Den som hyr in arbetskraft likställs med arbetsgivare, både i 4 § AFS 2023:1 och i 2 kap. 2 § AFS 2023:2, så inhyrd personal är inte ett sätt att hamna under gränsen.
Tre vanliga missuppfattningar
"OSA är ett eget spår med en egen årscykel." Det är den vanligaste, och den kostar mest i dubbelarbete. En riskbedömning som täcker både belastningsergonomi och arbetsbelastning är ett dokument, inte två, och den årliga uppföljningen omfattar båda.
"OSA gäller bara kontor och tjänstemän." 2 kap. 1 § reglerar all verksamhet där arbetstagare utför arbete för arbetsgivares räkning. Skiftarbete, delade arbetspass och långa pass nämns uttryckligen i de allmänna råden till 2 kap. 9 § om arbetstidens förläggning, och det är inte kontorsfrågor.
"Vi har gjort en medarbetarenkät, då är OSA avklarat." En enkät är ett undersökningssteg. Utan riskbedömning av det ni hittade, dokumenterade åtgärder och kontroll av att de fungerade har ni gjort ett steg av fyra.
Viktigt att komma ihåg
- SAM är metoden, OSA är innehållet. AFS 2023:1 säger hur arbetet ska gå till, 2 kap. AFS 2023:2 säger vad du ska titta efter.
- Kopplingen står i lagtexten. 1 kap. 2 § AFS 2023:2 och 5 § AFS 2023:1 gör OSA till en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet, inte ett parallellt spår.
- OSA lägger till tre saker. Mål för OSA, kunskapskrav på chefer och arbetsledare samt en känd rutin mot kränkande särbehandling.
- Riskbedömningen ska alltid vara skriftlig. Tiogränsen gäller policy, rutiner, uppgiftsfördelning, uppföljningsresultat och OSA-målen, inte riskbedömningen.
- Kontrollera årtalen. Material som hänvisar till AFS 2015:4 eller AFS 2001:1 beskriver regler som upphävdes den 1 januari 2025.
Nästa steg
Börja med att läsa er senaste riskbedömning och fråga om den innehåller en enda organisatorisk eller social risk. Om den inte gör det täcker ert systematiska arbetsmiljöarbete bara halva uppdraget enligt 5 § AFS 2023:1.
Nästa fråga är om ni har skrivna mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Det är det krav som är lättast att missa, eftersom det är det enda i OSA som inte liknar något ni redan gör i SAM.
I SAMkollen ligger OSA-frågorna i samma riskbedömningar, handlingsplaner och årshjul som allt annat, så uppföljningen blir en lista i stället för två.