Kränkande särbehandling på arbetsplatsen: vad du som arbetsgivare måste göra

Vad är kränkande särbehandling?

Kränkande särbehandling är handlingar på arbetsplatsen som utesluter, bestraffar eller nedvärderar en medarbetare på ett sätt som kan leda till ohälsa. Det kallas ibland mobbing, men kränkande särbehandling är det juridiska begreppet i Sverige.

Det kan handla om att en person systematiskt utesluts från möten eller information. Det kan vara att en kollega eller chef förlöjligar, hotar eller nedvärderar. Det kan vara att någon ständigt tilldelas omöjliga arbetsuppgifter eller fråntas sina uppgifter utan förklaring.

Det viktiga är att det är ett mönster, inte en enstaka händelse. En enskild schism är en konflikt. Återkommande beteende som systematiskt riktas mot en person och riskerar att påverka dennes hälsa är kränkande särbehandling.

Vad säger lagen?

Reglerna om kränkande särbehandling på arbetsplatsen hör till organisatorisk och social arbetsmiljö och ingår i systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljöverkets föreskrifter ställer tre tydliga krav på arbetsgivaren.

• Du ska förebygga. Det innebär att du aktivt arbetar för att motverka beteenden som kan ge upphov till kränkande särbehandling. Det kan handla om gemensamma normer, regelbundna samtal om hur man behandlar varandra, och ett klimat där folk törs säga ifrån tidigt.
• Du ska ha skriftliga rutiner. Det krävs rutiner som talar om hur anmälningar hanteras, vem som tar emot dem, och hur processen ser ut. Rutinerna ska vara kända av alla på arbetsplatsen. Krav på skriftliga mål och rutiner gäller arbetsgivare med tio eller fler anställda.
• Du ska agera. När du får information om att kränkande särbehandling förekommer måste du utreda och vidta rimliga åtgärder. Att ignorera en anmälan eller vänta och se om det löser sig är inte tillåtet.

Hur ser en rutin mot kränkande särbehandling ut?

En bra rutin behöver inte vara lång. En halvsida räcker om den svarar på rätt frågor.

Den ska ta upp vad företaget ser som oacceptabla beteenden, och klargöra att kränkande särbehandling inte tolereras. Den ska tala om till vem en anmälan görs, vad som sker när en anmälan tas emot, och hur den person som anmält skyddas under processen. Den ska också beskriva hur uppföljningen ser ut.

Det viktigaste är att rutinen faktiskt är känd. Ta upp den i introduktionen för nya medarbetare. Gå igenom den på personalmötet en gång om året. Se till att alla chefer förstår vad de förväntas göra om en anmälan kommer in.

Skriv inte en rutin som är så juridisk att ingen förstår den. Den ska vara enkel och konkret nog att faktiskt användas.

Vem ska hantera en anmälan?

Det finns inget exakt lagkrav på vem. Men den som tar emot anmälan bör inte vara inblandad i det som hänt, bör ha mandat att agera, och bör kunna hantera informationen konfidentiellt.

På ett litet företag utan HR-funktion kan det vara ägaren, en annan chef, eller en extern part. Om den utpekade personen är just chefen som anmälan gäller, måste någon annan hantera det. En person kan inte utreda sig själv.

Om det finns ett skyddsombud på arbetsplatsen ska det informeras. Skyddsombudet har rätt att driva frågan vidare om arbetsgivaren inte agerar.

Steg för steg: när du får en anmälan

Oavsett om anmälan kommer muntligt eller skriftligt gäller samma grundprinciper.

1. 1

   Ta emot och dokumentera

   Skriv ned vad som sagts: datum, vem som anmält, vad som påstås ha hänt och vem som pekas ut. Det är ingen dom, det är en notering. Men det är viktigt för att processen ska bli hanterbar.

   Bekräfta för den som anmält att du tagit emot informationen och att du ska ta tag i det.

2. 2

   Prata med alla parter

   Prata med den som anmält. Lyssna på vad som hänt utan att omedelbart ta ställning.

   Prata med den som utpekats. Presentera vad som sagts och ge personen möjlighet att ge sin bild.

   Om det finns vittnen, prata med dem. Ha dessa samtal enskilt och konfidentiellt.

3. 3

   Bedöm vad som hänt

   Nu kan du bilda dig en uppfattning. Är det fråga om kränkande särbehandling, en olöst konflikt, eller missförstånd? Var ärlig i din bedömning.

   Inte alla ärenden är kränkande särbehandling. En enstaka tvist är en konflikt som hanteras på ett sätt. Systematik under tid, med syfte att skada en person, är något annat och kräver starkare åtgärder.

4. 4

   Bestäm åtgärd

   Beroende på vad du kom fram till kan åtgärden se ut olika. Det kan vara en medlad dialog mellan parterna om det handlar om en olöst konflikt. Det kan vara en tydlig tillsägelse och uppföljning om beteendet är oacceptabelt men inte allvarligt. Vid allvarliga kränkningar kan det bli fråga om disciplinära åtgärder, att flytta på personer, eller att ta in extern hjälp från företagshälsovården.

   Det som inte är ett alternativ är att inte göra något.

5. 5

   Följ upp

   Stäm av med den som anmält efter några veckor. Har situationen förbättrats? Har beteendet upphört?

   Uppföljning är en del av din skyldighet. Det räcker inte att du agerade en gång. Du ska säkerställa att åtgärden faktiskt fungerade.

Vanliga misstag arbetsgivare gör

• De har ingen rutin alls. Det är det vanligaste misstaget. Att vara ett litet företag är inget skäl. Kravet gäller alla arbetsgivare när det gäller förebyggande åtgärder.
• De väntar för länge. Ju längre en situation pågår, desto mer skada uppstår. Och ju längre du väntar, desto tydligare är det att du visste och inte agerade. Det kan ge dig ett ansvar.
• De hanterar det informellt. En chef pratar med de inblandade och tror att det löser sig utan att dokumentera. Utan dokumentation har du inget att visa om situationen eskalerar.
• De skyddar inte den som anmält. Den som anmält måste känna sig trygg. Om personen märker att de behandlas annorlunda eller utesluts efter anmälan är det i sig ett nytt problem.
• De blandar ihop konflikt och kränkande särbehandling. De hanteras olika. Blanda inte ihop dem och behandla allting med exakt samma åtgärd.

Förebyggande är enklare än att åtgärda

Det är alltid lättare att förebygga än att hantera ett aktivt ärende. Och det finns konkreta saker du kan göra utan att det behöver ta lång tid.

• Prata om beteenden. Vad är okej hos er? Vad är inte okej? En tydlig gemensam norm är mer effektiv än en lång policy.
• Utbilda chefer. De flesta fel sker inte av illvilja, utan för att chefer inte vet hur de ska agera när de märker av en dålig stämning eller när en anmälan kommer in. Ge dem verktygen.
• Gör det enkelt att anmäla. Om folk inte vet hur de ska gå till väga eller är rädda för konsekvenserna, anmäls inte saker i tid. Och sedan exploderar de.
• Ta upp det i skyddsronden. En psykosocial skyddsrond är rätt tillfälle att fråga: finns det beteenden på jobbet som vi behöver prata om? Ser vi tecken på att någon far illa?

Checklista för kränkande särbehandling

Nästa steg

Kränkande särbehandling på arbetsplatsen hanteras inte i ett vakuum. Det hör ihop med hur ni jobbar med OSA i stort, med er riskbedömning, och med hur ni dokumenterar era rutiner i systematiskt arbetsmiljöarbete.

Har du rutiner som folk faktiskt känner till? Vet dina chefer hur de ska agera? Det är en bra startpunkt.

SAMkollen hjälper dig att samla rutiner, dokumentation och uppföljning på ett ställe, så att du alltid kan visa att du jobbar aktivt med den sociala arbetsmiljön.

Testa SAMkollen gratis och se hur enkelt det kan vara att hålla koll på hela din organisatoriska och sociala arbetsmiljö.