Mobbning på jobbet: så måste du agera som arbetsgivare
Vad räknas som mobbning på jobbet?
Mobbning på jobbet är återkommande handlingar som utesluter, bestraffar eller nedvärderar en medarbetare på ett sätt som kan leda till ohälsa. I vardagsspråk säger vi mobbning. I Arbetsmiljöverkets föreskrifter heter det kränkande särbehandling, och det är den termen du behöver använda när du dokumenterar, utreder eller anmäler.
Terminologin spelar roll i praktiken. Söker du på mobbning hittar du råd till den som är utsatt. Söker du på kränkande särbehandling hittar du dina egna skyldigheter. Arbetsmiljöverket kallar mobbning för en allvarlig form av kränkande särbehandling, där kränkningarna riktas mot samma person under en längre tid. Se deras sida om att motverka kränkande särbehandling.
Kraven finns i AFS 2023:2, 2 kap., som sedan regelförnyelsen ersatte den gamla AFS 2015:4. Området kallas organisatorisk och social arbetsmiljö och är sedan 2023 integrerat i det ordinarie arbetsmiljöarbetet, inte ett eget spår med egen dokumentation.
Tre skyldigheter, inte en
Du ska förebygga att kränkande särbehandling uppstår, ha rutiner som är kända för hur en anmälan hanteras, och agera när du får kännedom om att något förekommer. Det räcker inte att uppfylla en av de tre.
Mobbning eller konflikt? Så drar du gränsen
Det här är den fråga som avgör hur du ska hantera ärendet, och den som flest arbetsgivare svarar fel på.
En konflikt är en tvist mellan två parter som båda kan agera. Kränkande särbehandling är ett mönster som riktas mot en person som hamnat i underläge. Hanterar du kränkande särbehandling som en konflikt och sätter parterna i ett medlingssamtal, förvärrar du ofta situationen. Den utsatta får då ansvar för att lösa något hen inte orsakat.
Använd den här beslutsregeln:
- Riktas handlingarna mot samma person, om och om igen? Om ja, behandla det som kränkande särbehandling.
- Finns det ett underläge? Om en av parterna inte kan försvara sig, till exempel för att motparten är chef eller för att flera går ihop, är det inte en konflikt mellan jämlikar.
- Skulle den utsatta kunna bli sjuk av det här om det fortsätter tre månader till? Om ja, agera i dag, oavsett vad du kallar det.
Lagen sätter ingen tidsgräns. Forskningen på området använder ofta ett halvår som riktmärke för när återkommande kränkningar övergår i mobbning, men AFS 2023:2 kräver inte att du väntar ut ett mönster innan du gör något. Skyldigheten att agera utlöses av att du får kännedom om något, inte av att du kunnat mäta det.
En enstaka händelse är alltså inte mobbning. Men den ska ändå tas om hand, för det är enstaka händelser som blir mönster när ingen säger något. Samma gränsdragning ser annorlunda ut från den utsattas håll, och den som funderar på om en kollega får en att må dåligt eller om min chef får mig att må dåligt väntar oftast för länge med att säga det.
Tecken du kan se i era egna siffror
De flesta artiklar om mobbning listar beteenden att hålla ögonen på. Problemet är att beteendena sker när du inte är i rummet. Det här ser du däremot i uppgifter du redan har:
- Korttidsfrånvaro som återkommer hos en person på måndagar eller inför vissa arbetspass. Sjuknärvaro och upprepad korttidsfrånvaro kommer i regel före en längre sjukskrivning.
- Personalomsättning på en enda avdelning. Om tre personer slutat från samma grupp på ett år är det inte tre personliga val.
- En medarbetare som slutar svara i gemensamma kanaler. Utfrysning syns som tystnad.
- Avslutningssamtal där samma namn nämns försiktigt. Skriv ned det. Ett mönster över flera samtal är underlag.
Frågan om beteenden hör hemma i undersökningen av arbetsmiljön. Ta upp den i en psykosocial skyddsrond eller i medarbetarsamtalen, och ställ frågan konkret: förekommer det beteenden här som vi behöver prata om?
Tre anmälningar du kan bli skyldig att göra
Det här steget saknas i nästan allt som skrivs om mobbning på jobbet. När ett ärende blir allvarligt räcker det inte med en intern utredning. Tre olika anmälningar kan bli aktuella, till tre olika mottagare, och två av dem är ditt ansvar som arbetsgivare.
- Arbetsskadeanmälan till Försäkringskassan. Blir en medarbetare sjuk av kränkande särbehandling är det en arbetssjukdom. Anmälan görs av dig, helst tillsammans med skyddsombudet, via anmalarbetsskada.se. Läs mer om hur du gör i vår guide om att anmäla arbetsskada.
- Underrättelse till Arbetsmiljöverket enligt arbetsmiljölagen 3 kap. 3 a §. Du ska utan dröjsmål underrätta Arbetsmiljöverket om svårare personskada och om tillbud som inneburit allvarlig fara för liv eller hälsa. Allvarlig psykisk ohälsa till följd av kränkande särbehandling kan omfattas. Bedömningen är din, och är du osäker ska du anmäla.
- Begäran från skyddsombudet enligt arbetsmiljölagen 6 kap. 6 a §. Den kallas ofta en 6:6a. Skyddsombudet begär skriftligt att du åtgärdar något. Du ska genast bekräfta att du tagit emot begäran och utan dröjsmål lämna besked i frågan. Svarar du inte, eller säger nej, kan skyddsombudet gå vidare till Arbetsmiljöverket som då prövar om det ska bli ett föreläggande.
Utan dröjsmål betyder inte när du får tid
Lagen anger ingen exakt frist i dagar för något av de tre stegen. Det innebär inte att du har gott om tid, utan att bedömningen av vad som var tillräckligt snabbt görs i efterhand av någon annan. Dokumentera därför datum för varje åtgärd du vidtar, från första samtalet och framåt.
Vid fem eller fler anställda ska det finnas ett skyddsombud, och vid 50 eller fler på samma arbetsställe en skyddskommitté. Har ni det, ska de involveras. Har ni det inte, försvinner inte skyldigheterna, de landar på dig.
Vad det kostar att inte agera
Här går det rykten. Kränkande särbehandling finns inte på Arbetsmiljöverkets lista över regler med direkt sanktionsavgift, så du får ingen automatisk avgift i brevlådan för att någon mobbas hos er. Sanktionsavgifterna, som enligt arbetsmiljölagen 8 kap. 5 § kan gå upp till en miljon kronor, träffar andra typer av överträdelser.
Det betyder inte att det är gratis att låta det pågå. Arbetsmiljöverket kan förelägga dig att åtgärda bristerna och koppla ett vite till kravet om du inte gör det. Den drabbade kan driva skadeståndsfrågan civilrättsligt, och underlaget blir då din egen bristande dokumentation.
Att missa en anmälan är däremot sanktionsavgiftsbelagt. Det är där ett mobbningsärende kan bli dyrt direkt, inte i själva mobbningen.
Den största kostnaden syns ändå inte i något beslut. En sjukskrivning plus en rekrytering kostar mer än de flesta förelägganden, och då har vi inte räknat på vad resten av gruppen gör under det halvåret.
Vanliga misstag när mobbning ska hanteras
- Du väntar in ett mönster. Många chefer avvaktar för att kunna avgöra om det verkligen är mobbning. Under väntetiden pågår det, och din kännedom är redan dokumenterad i den tidsstämplade chatten där någon berättade.
- Du kallar till ett gemensamt samtal direkt. Med en tydlig obalans mellan parterna blir det ett förhör av den utsatta. Prata med var och en först, enskilt.
- Du löser det genom att flytta den som är utsatt. Det upplevs som en bestraffning och signalerar till alla andra vad som händer om du säger något.
- Du dokumenterar bara slutsatsen. Det som behövs i efterhand är datumen: när du fick kännedom, när du pratade med vem, vad du beslutade och när du följde upp.
- Du gör inget efter att åtgärden är beslutad. Uppföljning efter några veckor är en del av skyldigheten, inte en artighet.
Detaljerna i själva utredningen, vem som tar emot anmälan och hur processen ser ut steg för steg, går vi igenom i artikeln om kränkande särbehandling på arbetsplatsen.
Så vet du att ni gör det rätt
Kontrollera det här hos er
- Vi har en skriftlig rutin mot kränkande särbehandling (krav vid tio eller fler anställda)
- Alla vet till vem en anmälan görs, och det finns ett alternativ om chefen är part
- Frågan om beteenden ställs minst en gång per år, i skyddsrond eller medarbetarsamtal
- Cheferna vet att skyldigheten att agera börjar vid kännedom, inte vid bevis
- Vi vet vem som gör en arbetsskadeanmälan hos oss och hur den går till
- Varje åtgärd dokumenteras med datum, även när ärendet löser sig snabbt
- Vi följer upp med den utsatta några veckor efter beslutad åtgärd
Viktigt att komma ihåg
- Mobbning heter kränkande särbehandling i lagen. Kraven finns i AFS 2023:2, 2 kap., och gäller alla arbetsgivare.
- Vänta inte in ett mönster. Skyldigheten att agera utlöses av kännedom, inte av bevisad systematik.
- Konflikt och kränkande särbehandling hanteras olika. Finns ett underläge är medling fel verktyg.
- Tre anmälningar kan bli aktuella. Försäkringskassan, Arbetsmiljöverket enligt 3 kap. 3 a § och skyddsombudets 6:6a.
- Dokumentera datum, inte bara slutsatser. Det är tidslinjen som bedöms i efterhand.
Nästa steg
Börja med det som tar en kvart: ta reda på om ni har en rutin, om den är känd, och vem som tar emot en anmälan om chefen är den som pekas ut. Är svaret nej på någon av dem har du hittat veckans arbetsmiljöuppgift.
Sedan hör frågan hemma i den ordinarie cykeln. Undersök, riskbedöm, åtgärda och följ upp, precis som för fysiska risker, med skillnaden att du inte kan se dig till svaret utan måste fråga.
SAMkollen samlar rutiner, undersökningar, åtgärder och uppföljning på ett ställe, så att du kan visa vad ni gjort och när. Se alla funktioner eller läs hela guiden till OSA.