Arbetsmiljöpolicy: mall och guide för småföretag

Kort svar: En arbetsmiljöpolicy är ett dokument där du som arbetsgivare beskriver hur ni ska jobba med arbetsmiljön. Den behöver inte vara lång. Ett par stycken som visar riktningen räcker. Det viktiga är att den är förankrad i verkligheten.

Vad är en arbetsmiljöpolicy?

En arbetsmiljöpolicy är ett övergripande dokument som beskriver företagets mål och ambition med arbetsmiljöarbetet. Den ska svara på frågor som: Vad vill vi uppnå? Hur ska vi jobba med arbetsmiljön? Vem ansvarar?

Den är inte ett detaljdokument. Den sätter riktningen, ungefär som en kompass. Detaljerna hanteras i rutiner, riskbedömningar och handlingsplaner.

Vad kräver lagen?

Enligt AFS 2023:1 (1 kap. 4 §) ska alla arbetsgivare ha en arbetsmiljöpolicy. Den ska vara skriftlig om ni har fler än nio anställda, men det är bra praxis att ha den skriftlig oavsett.

Policyn ska beskriva:

• Arbetsgivarens övergripande mål för arbetsmiljön
• Hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas
• Vem som ansvarar för vad

Mall: arbetsmiljöpolicy för småföretag

Här är en mall du kan utgå ifrån. Anpassa texten till er verksamhet. En policy som är kopierad rakt av utan anpassning ger varken värde eller trovärdighet vid en inspektion.

Arbetsmiljöpolicy för [Företagsnamn]

Vi vill att alla på [Företagsnamn] ska trivas, vara trygga och kunna utföra sitt arbete utan risk för ohälsa eller olycksfall.

Vårt mål är en arbetsmiljö där alla medarbetare mår bra, fysiskt och psykiskt. Vi arbetar förebyggande och systematiskt för att identifiera och åtgärda risker innan de leder till skada.

Så arbetar vi:

• Vi genomför regelbundna skyddsronder och riskbedömningar
• Risker dokumenteras och åtgärdas i en handlingsplan med ansvarig och deadline
• Vi följer upp genomförda åtgärder minst en gång per år
• Alla medarbetare uppmuntras att rapportera risker och tillbud
• Vi tar hänsyn till både fysisk och organisatorisk/social arbetsmiljö

Ansvar: Arbetsmiljöansvaret ligger ytterst hos [VD/ägare]. I det dagliga arbetet har [roll/funktion] uppgiftsfördelning att genomföra skyddsronder och följa upp åtgärder.

Uppföljning: Denna policy ses över årligen i samband med den årliga uppföljningen av SAM-arbetet.

Vanliga misstag att undvika

• Policyn är för generisk. "Vi jobbar för en bra arbetsmiljö" säger ingenting. Var konkret om vad ni faktiskt gör.
• Ingen förankring i organisationen. Om anställda inte vet att policyn finns spelar den ingen roll. Gå igenom den på ett personalmöte eller i introduktionen av nyanställda.
• Policyn uppdateras aldrig. En policy från 2019 som inte uppdaterats signalerar att arbetsmiljöarbetet inte prioriteras.
• Saknar koppling till OSA. Sedan AFS 2023:1 är organisatorisk och social arbetsmiljö integrerat i SAM-regelverket. Policyn bör nämna båda.

Skillnaden mellan policy och rutin

Det är lätt att blanda ihop de två. Policyn beskriver vad ni vill uppnå och varför. Rutiner beskriver hur ni gör det i praktiken.

Policy: "Vi genomför regelbundna skyddsronder för att identifiera risker."

Rutin: "Skyddsrond genomförs var sjätte månad av arbetsledaren med checklista X. Resultat dokumenteras i SAMkollen."

Båda behövs, men de tjänar olika syften.