Arbetsmiljöpolicy: mall, exempel och guide för småföretag

Vad är en arbetsmiljöpolicy?

En arbetsmiljöpolicy är ett övergripande dokument som beskriver vilken arbetsmiljö ni vill ha och hur ni ska nå dit. Den svarar på tre frågor: Vad vill vi uppnå? Hur ska vi jobba med arbetsmiljön? Vem ansvarar?

Den är inte ett detaljdokument. Den sätter riktningen, ungefär som en kompass. Detaljerna hanteras i rutiner, riskbedömningar och handlingsplaner.

Vad kräver lagen?

Enligt 7 § i AFS 2023:1 ska arbetsmiljöpolicyn beskriva hur arbetsförhållandena ska vara hos er. Kravet gäller alla arbetsgivare, oavsett antal anställda. Det som ändras vid tio arbetstagare är att policyn då också ska vara skriftlig.

Att skriftlighetskravet saknas under tio anställda betyder inte att kravet i sak saknas. Ett företag med fyra anställda ska ha en arbetsmiljöpolicy, den behöver bara inte vara nedskriven. I praktiken skriver de flesta ned den ändå. Läs mer om vad som gäller i företag med under tio anställda.

Vad ska stå i policyn?

Det här är den vanligaste frågan, och den vanligaste bristen. En policy som bara säger att ni vill ha en bra arbetsmiljö går inte att arbeta med. Ta med följande:

• Vilken arbetsmiljö ni vill ha. Den långsiktiga ambitionen, formulerad så att en anställd känner igen sin arbetsplats i den.
• Riskerna i just er verksamhet. En restaurang, en byggfirma och en redovisningsbyrå har olika risker. Nämn era, inte riskerna i allmänhet.
• Mål som går att följa upp. Helst mätbara, så att ni ett år senare kan säga om ni nådde dem eller inte.
• Både fysisk och organisatorisk/social arbetsmiljö. Arbetsbelastning, arbetstider och kränkande särbehandling ska också täckas. Läs mer om organisatorisk och social arbetsmiljö.
• Hur arbetsmiljöarbetet ska gå till. Skyddsronder, riskbedömningar, rapportering av tillbud och den årliga uppföljningen.
• Vem som ansvarar för vad. Det yttersta ansvaret och den praktiska uppgiftsfördelningen.

Mall: arbetsmiljöpolicy att fylla i

Byt ut texten inom hakparenteser mot era egna uppgifter. Stryk det som inte gäller er. En policy som är kopierad rakt av utan anpassning ger varken värde eller trovärdighet vid en inspektion.

Arbetsmiljöpolicy för [Företagsnamn]

Vi vill att alla som arbetar på [Företagsnamn] ska trivas, vara trygga och kunna utföra sitt arbete utan risk för ohälsa eller olycksfall.

Vår verksamhet och våra risker. Vi arbetar med [kort beskrivning av verksamheten]. De arbetsmiljörisker som är mest aktuella hos oss är [till exempel tunga lyft, ensamarbete, hög arbetsbelastning under säsong, arbete med maskiner].

Våra mål. Under [årtal] ska vi:

• [Mål 1, till exempel: genomföra skyddsrond två gånger per år på samtliga arbetsställen]
• [Mål 2, till exempel: åtgärda alla allvarliga risker inom fyra veckor från upptäckt]
• [Mål 3, till exempel: alla nyanställda får arbetsmiljöintroduktion första arbetsveckan]

Så arbetar vi:

• Vi genomför regelbundna skyddsronder och riskbedömningar
• Risker dokumenteras och åtgärdas i en handlingsplan med ansvarig och deadline
• Vi följer upp genomförda åtgärder minst en gång per år
• Alla medarbetare uppmuntras att rapportera risker och tillbud, och rapportering får aldrig leda till nackdelar
• Vi arbetar med både fysisk och organisatorisk/social arbetsmiljö, inklusive arbetsbelastning och bemötande

Ansvar. Arbetsmiljöansvaret ligger ytterst hos [VD/ägare]. I det dagliga arbetet har [roll/funktion] uppgiften att genomföra skyddsronder och följa upp åtgärder, med de befogenheter och resurser som krävs.

Samverkan. Policyn har tagits fram tillsammans med [skyddsombud/medarbetare].

Uppföljning. Denna policy ses över årligen i samband med den årliga uppföljningen av arbetsmiljöarbetet.

Antagen av [namn och roll], [datum].

Så tar ni fram policyn

Själva skrivandet tar en halvtimme. Det som gör policyn användbar är stegen runt omkring.

1. 1

   Bestäm vilka som ska vara med

   Håll gruppen liten, två till fyra personer. Ha med både arbetsgivarsidan och någon som representerar de anställda, till exempel skyddsombudet. Har ni inget skyddsombud tar ni med en medarbetare.

2. 2

   Utgå från era faktiska risker

   Titta på senaste skyddsronden, riskbedömningarna och rapporterade tillbud. Policyn ska handla om det ni faktiskt har att hantera, inte om arbetsmiljö i allmänhet.

3. 3

   Skriv ett utkast

   Använd mallen ovan. Håll den på en A4. Skriv i presens och i vi-form, det gör den lättare att läsa högt på ett personalmöte.

4. 4

   Förankra utkastet

   Ta upp det på ett personalmöte eller en arbetsplatsträff. Frågan att ställa är enkel: känner ni igen er arbetsplats i det här? Om svaret är nej är policyn för allmän.

5. 5

   Ledningen antar policyn

   Samverkan är ett krav, men beslutet är arbetsgivarens. Skriv under och datera. Ett odaterat dokument går inte att följa upp.

6. 6

   Sprid den och sätt en påminnelse

   Alla ska veta att policyn finns och var den ligger. Ta med den i introduktionen av nyanställda, och lägg in översynen i årshjulet så att den inte glöms bort.

Sätt mål som går att följa upp

Skillnaden mellan en policy som fungerar och en som ligger i en pärm ligger nästan alltid i målen. Ett mål som inte går att kontrollera går inte heller att följa upp vid årets slut.

Vanliga misstag att undvika

• Policyn är för generisk. "Vi jobbar för en bra arbetsmiljö" säger ingenting. Var konkret om vad ni faktiskt gör.
• Ingen förankring i organisationen. Om anställda inte vet att policyn finns spelar den ingen roll. Gå igenom den på ett personalmöte eller i introduktionen av nyanställda.
• Policyn uppdateras aldrig. En policy från 2019 som inte uppdaterats signalerar att arbetsmiljöarbetet inte prioriteras.
• Saknar koppling till OSA. Organisatorisk och social arbetsmiljö är en del av arbetsmiljöansvaret. Policyn bör nämna både den fysiska och den organisatoriska sidan.
• Odaterad och osignerad. Vid en inspektion är det svårt att visa att policyn är aktuell om ingen vet när den antogs.

Skillnaden mellan policy och rutin

Det är lätt att blanda ihop de två. Policyn beskriver vad ni vill uppnå och varför. Rutiner beskriver hur ni gör det i praktiken.

Policy: "Vi genomför regelbundna skyddsronder för att identifiera risker."

Rutin: "Skyddsrond genomförs var sjätte månad av arbetsledaren med checklista X. Resultat dokumenteras i SAMkollen."

Båda behövs, men de tjänar olika syften.

Nästa steg

Har ni policyn på plats är nästa dokument oftast rutinerna och uppgiftsfördelningen. En genomgång av alla dokument som hör ihop, och vilka av dem som måste vara skriftliga, finns i vår artikel om arbetsmiljöhandbok. Hur policyn hänger ihop med resten av kraven beskriver vi i guiden till systematiskt arbetsmiljöarbete. Fler färdiga underlag finns samlade bland våra gratis SAM-mallar.