Arbetsmiljöhandbok: vad den ska innehålla enligt AFS 2023:1

Måste du ha en arbetsmiljöhandbok?

Nej. Ingen föreskrift kräver en arbetsmiljöhandbok. Arbetsmiljöverket beskriver den tvärtom som frivillig: "Om ni vill kan ni ha alla rutiner och blanketter samlade på ett ställe. Då har ni skapat en arbetsmiljöhandbok", står det på deras sida om systematiskt arbetsmiljöarbete.

Men varje enskild del som brukar ligga i handboken är ett krav. Det är därför frågan nästan alltid ställs fel. Du behöver inte en handbok. Du behöver en arbetsmiljöpolicy, rutiner, en uppgiftsfördelning, dokumenterade riskbedömningar, en handlingsplan och en årlig uppföljning. Handboken är bara namnet på pärmen eller mappen du lägger dem i.

Det betyder också att du inte blir klar genom att köpa en färdig handbok. En mall ger dig rubrikerna. Innehållet under rubrikerna måste beskriva din verksamhet, dina risker och vem hos er som gör vad.

Vad AFS 2023:1 kräver skriftligt

AFS 2023:1 delar upp dokumentationskraven i två nivåer. En del ska alltid vara skriftligt. En del bara om ni är tio eller fler arbetstagare i verksamheten.

Ett krav faller utanför tabellen. Enligt 12 § ska du utreda orsakerna när någon drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet, eller när ett allvarligt tillbud inträffar. Paragrafen anger ingen skriftlig form, men utredningen är det enda du har kvar att visa efteråt, så skriv ned den ändå.

Hela regelverket finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, som trädde i kraft den 1 januari 2025.

Vad en arbetsmiljöhandbok ska innehålla

Tio avsnitt räcker för de flesta företag. Ordningen nedan följer hur arbetet faktiskt går till, inte paragrafernas nummerordning.

1. Innehållsförteckning med versionsdatum. Vem som ansvarar för handboken och när den senast sågs över. Ett datum högst upp gör det direkt synligt när materialet börjat åldras.

2. Arbetsmiljöpolicy. Kort beskrivning av hur arbetsmiljön ska vara hos er och varför. En halv sida räcker, se vår genomgång av vad en arbetsmiljöpolicy behöver innehålla.

3. Uppgiftsfördelning. Vem som fått vilka arbetsmiljöuppgifter, med befogenheter, resurser och kompetens att utföra dem. En uppgiftsfördelning som bara nämner befattningar, utan namn och datum, säger inte vem som faktiskt ansvarar.

4. Rutiner för arbetsmiljöarbetet. Hur ni gör skyddsronder, hanterar tillbud, introducerar nyanställda och följer upp. Rutinen ska säga när något görs, hur det går till och vem som ansvarar.

5. Årshjul. När under året varje aktivitet ligger. Ett årshjul för SAM är inget lagkrav men är det som gör att rutinerna faktiskt blir gjorda.

6. Riskbedömningar. De genomförda bedömningarna, inte bara mallen. Samla dem per arbetsplats eller arbetsmoment så att det går att se vad ni faktiskt undersökt, gärna i samma format som vår riskbedömningsmall.

7. Handlingsplan. Åtgärder som inte genomfördes direkt, med ansvarig och datum. En handlingsplan utan namn och deadline är bara en önskelista.

8. Tillbud och olyckor. Rutinen för rapportering, blanketten och de utredningar ni gjort.

9. Instruktioner för riskfyllda arbeten. Skriftliga instruktioner för de moment där det finns allvarliga risker, plus introduktionsmaterial för nyanställda.

10. Årlig uppföljning. Den senaste årliga uppföljningen av hela arbetsmiljöarbetet, med vad ni ändrar till nästa år.

Så håller du handboken aktuell

En handbok som ingen rört på tre år är sämre än ingen handbok. Den ser ut som ett fungerande arbetsmiljöarbete utan att vara det, och vid en inspektion blir gapet mellan pärmen och verkligheten det första som märks.

Två saker gör att handböcker åldras snabbt just nu.

Det ena är regeländringen. AFS 2001:1 upphävdes den 1 januari 2025. Har ni en handbok från tiden före det hänvisar den till paragrafer som inte finns längre, och numreringen är ny: gamla 8 § om undersökning och riskbedömning är nu 11 §, gamla 10 § om handlingsplan är nu 13 §. Vi har hela paragrafnyckeln mellan AFS 2001:1 och AFS 2023:1 i en egen artikel. Reglerna om organisatorisk och social arbetsmiljö, som tidigare låg i AFS 2015:4, hör numera till AFS 2023:2.

Det andra är verksamheten. Enligt 11 § ska du bedöma riskerna inför planerade förändringar, alltså innan ni flyttar lokal, byter maskin, omorganiserar eller tar in ny personal. Det är de riskbedömningarna som oftast saknas i en handbok, eftersom förändringen hanns med men dokumentationen inte gjorde det.

Koppla därför översynen till något som redan händer varje år. Den årliga uppföljningen enligt 14 § är det naturliga tillfället att gå igenom policy, rutiner och uppgiftsfördelning samtidigt.

Pärm, fil eller system?

Formatet är fritt. Kravet är att dokumentationen finns och går att ta fram, inte att den är utskriven.

• Pärm. Fungerar, kostar ingenting och kräver ingen datorvana. Nackdelen är att den bara finns på ett ställe, att ingen påminner er om årshjulet och att varje uppdatering betyder utskrift och byte av blad.
• Delade filer. Word och Excel i en mapp löser tillgängligheten. Versionsröran kvarstår: det blir svårt att veta vilken riskbedömning som är den gällande.
• SAM-system. Dokumenten skapas där de hör hemma och uppdateringen blir en del av arbetet i stället för ett eget projekt.

Vi har jämfört alternativen mer utförligt i digitalt vs manuellt arbetsmiljöarbete. Väljer ni ett system tar SAMkollen hand om just det den här artikeln handlar om: dokumenten samlas på ett ställe, riskbedömningar och handlingsplan hänger ihop, och årshjulet påminner när det är dags.

Vad Arbetsmiljöverket frågar efter

Vid en inspektion är det inte handboken som efterfrågas, utan innehållet i den. Inspektören ber typiskt att få se uppgiftsfördelningen, de senaste riskbedömningarna, handlingsplanen och den årliga uppföljningen, och ställer följdfrågor om hur ni gör i praktiken.

Det som avgör är alltså om dokumenten går att ta fram och om de stämmer med verkligheten. En välordnad handbok gör den delen enkel. Läs mer om hur besöket går till i vår artikel om Arbetsmiljöverkets inspektion, och om hur helheten hänger ihop i vår guide till systematiskt arbetsmiljöarbete.