Arbetsförmågebedömning: när den behövs och vad du får veta

De flesta sidor om arbetsförmågebedömning är skrivna av någon som säljer tjänsten. Den här är skriven från andra hållet: vad du som arbetsgivare faktiskt måste göra, när en bedömning är rätt verktyg, och när du hade klarat dig utan.

Vad en arbetsförmågebedömning är, och vad den inte är

En arbetsförmågebedömning är en strukturerad utredning av vad en medarbetare klarar av att utföra i sitt arbete. Den görs oftast av företagshälsovården, ibland i team med företagsläkare, psykolog, ergonom och beteendevetare.

Resultatet är ett underlag: en beskrivning av funktion och begränsningar, och en rekommendation om vad som skulle behöva anpassas.

Det den inte är: ett beslut. Bedömningen säger vad personen klarar. Vad ni gör åt saken är fortfarande ditt ansvar som arbetsgivare. Den är heller inte ett verktyg för att avsluta en anställning, och den är inte ett medicinskt intyg som ger dig rätt till någons diagnos.

Vad lagen faktiskt kräver av dig

Sedan den 1 januari 2025 finns reglerna om arbetsanpassning i 3 kap. i Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:2 om planering och organisering av arbetsmiljöarbete. Fyra paragrafer styr det här arbetet.

• 3 kap. 4 §. Du ska fortlöpande ta reda på om någon av arbetstagarna behöver arbetsanpassning. Alltså inte bara när någon redan är sjukskriven.
• 3 kap. 5 §. Du ska ha rutiner för att ta emot information om behov av arbetsanpassning. Rutinen ska säga vem som tar emot informationen, vad mottagaren ska göra och hur informationen hanteras.
• 3 kap. 6 §. När ett behov har konstaterats ska du så snart det är möjligt utreda och ta ställning till hur anpassningen ska utformas, genomföra den, följa upp om den fungerar och justera vid behov.
• 3 kap. 7 §. Medarbetaren ska få möjlighet att medverka i utredningen, utformningen och uppföljningen.

Lägg märke till att ordet arbetsförmågebedömning inte står någonstans. Kravet är att du utreder. Bedömningen är ett sätt att göra det, inte en skyldighet i sig.

Här är regeln som avgör om er rutin måste vara skriftlig: har ni tio eller fler arbetstagare ska rutinerna enligt 3 kap. 5 § vara skriftliga. Under tio räcker det att de är kända av alla, men skriv ner dem ändå, för det är det första en inspektör frågar efter.

När du ska beställa en arbetsförmågebedömning

Beslutsregeln är enklare än leverantörernas säljsidor låter påskina.

Beställ en arbetsförmågebedömning när alla tre stämmer:

1. Ni har konstaterat ett behov av arbetsanpassning enligt 3 kap. 6 §.
2. Ni har försökt lösa det med det ni redan vet, och kört fast.
3. Det som saknas är en medicinsk eller funktionsmässig fråga som ni inte kan svara på själva.

Stämmer inte punkt tre är en bedömning fel verktyg. Om ni redan vet att personen inte klarar tunga lyft, behöver ni inte betala för att få det bekräftat. Då ska ni anpassa.

Den lagliga hemvisten för att ta in hjälp utifrån finns i AFS 2023:1, som säger att du ska anlita företagshälsovård eller annan sakkunnig hjälp när kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker. Det är precis det en arbetsförmågebedömning är: inhyrd kompetens för en fråga ni inte kan besvara internt.

Så går den till

1. 1

   Beställning och frågeställning

   Du beställer av företagshälsovården och formulerar frågan. Slarva inte här. En fråga som "bedöm arbetsförmågan" ger ett vagt svar. En fråga som "klarar personen att arbeta 75 procent i nuvarande roll om vi tar bort lyft över 15 kilo" ger ett användbart svar.

2. 2

   Trepartsmöte

   Medarbetare, chef och företagshälsovård träffas och går igenom arbetsuppgifterna. Ta med en aktuell beskrivning av vad rollen faktiskt innehåller, inte den gamla annonsen.

3. 3

   Utredning

   Medicinsk och funktionell kartläggning hos leverantören. Omfattningen varierar från ett läkarbesök till flera dagars teamutredning.

4. 4

   Återkoppling och ditt beslut

   Ni får ett underlag med begränsningar och rekommendationer. Sedan tar du ställning till vad ni gör, dokumenterar det och följer upp enligt 3 kap. 6 §.

Vad du får veta, och vad du inte har rätt att få veta

Det här är den vanligaste källan till konflikt, och nästan ingen leverantörssida tar upp den.

Du har rätt till en beskrivning av funktion och begränsningar i förhållande till arbetsuppgifterna. Alltså: klarar personen att sitta, lyfta, köra bil, hantera avbrott, arbeta kväll.

Du har inte rätt till diagnosen, journalen eller behandlingen. Det omfattas av hälso- och sjukvårdssekretess. Företagshälsovården lämnar ut bedömningen till dig först efter medarbetarens samtycke.

Det låter som en begränsning men är egentligen en förenkling. Diagnosen hade inte hjälpt dig. Du kan inte anpassa en diagnos, du kan bara anpassa arbetsuppgifter och arbetstider.

Datumen i sjukfallet du behöver ha koll på

Arbetsförmågebedömningen sker inte i ett vakuum. Parallellt löper Försäkringskassans tidslinje, och den styr vad som är relevant att utreda när.

• Dag 1 till 14. Du betalar sjuklön.
• Dag 15. Du anmäler sjukfallet till Försäkringskassan.
• Senast dag 30. Du ska ha tagit fram en plan för återgång i arbete, om sjukfallet antas pågå i minst 60 dagar. Kravet finns i 30 kap. 6 § socialförsäkringsbalken.
• Efter dag 90. Arbetsförmågan bedöms mot allt arbete hos dig som arbetsgivare, inte bara mot det vanliga arbetet.
• Efter dag 180. Arbetsförmågan bedöms mot normalt förekommande arbete på arbetsmarknaden. Undantag finns om personen troligen är tillbaka hos dig inom ett år, eller om särskilda skäl talar för återgång senast dag 550.

Vanliga misstag

Att beställa för sent. Den vanligaste. Bedömningen beställs vid dag 150 när personen varit borta i fem månader. Då är den mest ett papper till akten.

Att beställa för tidigt. Den näst vanligaste. En bedömning i vecka två, innan någon ens pratat med medarbetaren om vad som skulle behöva ändras.

Att beställa den för att bygga ett underlag för uppsägning. Det är inte vad instrumentet är till för, det syns, och det förstör förtroendet i resten av processen.

Att ställa en vag fråga. "Bedöm arbetsförmågan" ger ett svar du inte kan använda. Fråga om specifika arbetsuppgifter och specifika omfattningar.

Att glömma medverkan. 3 kap. 7 § ger medarbetaren rätt att medverka i utredningen, utformningen och uppföljningen. Att skicka någon på utredning och sedan presentera ett färdigt beslut bryter mot den.

Att behandla underlaget som beslutet. Företagshälsovården rekommenderar. Du beslutar, och du ansvarar.

Så vet du att ni gör rätt

Arbetsanpassning är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet, inte ett spår vid sidan om. Samma logik gäller: undersök, bedöm, åtgärda, följ upp. Vill du läsa mer om ramverket runt det här finns det i vår guide till arbetsanpassning och arbetsgivarens ansvar, och om du funderar på vem som ska utföra bedömningen är frågan om företagshälsovård nästa steg. Är den bakomliggande orsaken arbetsbelastning bör du dessutom riskbedöma stressen innan ni utreder en enskild person, för då är problemet organisatoriskt och inte individuellt.

Nästa steg

Det svåra med arbetsanpassning är sällan det enskilda beslutet. Det är uppföljningen, som nästan alltid glöms bort när ärendet inte längre är akut. I SAMkollen ligger rutiner och åtgärder på samma ställe som resten av arbetsmiljöarbetet, så att en anpassning som beslutats i mars faktiskt kommer upp igen i juni. Se hur det fungerar.